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직장인을 위한 지메일 기본 사용 가이드: 업무 효율을 높이는 방법

지메일 사용법 (Gmail) - Youtube
지메일은 매우 특별한 이메일 서비스입니다. 이미 많은 사람들이 지메일을 사용하여 익숙해져 있지만, 이메일을 오랫동안 사용해온 사람들이나 전통적인 이메일 프로그램인 아웃룩에서 지메일로 전환하는 사람들에게는 적응하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 이는 구글이 이메일 작동 방식에 대해 혁신적인 생각을 가지고 있기 때문입니다. 구글 워크스페이스에서 근무하는 사람들이나 개인적으로 지메일을 선택한 사람들에게는 약간의 어려움이 될 수도 있습니다. 그러나 지메일은 훌륭한 도구입니다. 이 가이드는 지메일 사용에 대한 세부 로드맵과 함께 지메일을 잘 이해하는 데 필요한 사항을 설명합니다. 지메일은 전적으로 새로운 이메일 관리 언어입니다. 이를 숙달하면 동료와 빠르고 효율적으로 소통하고 메시지를 처리할 수 있을 것입니다.

지메일 받은 편지함

지메일 받은 편지함에 대한 정보를 명확히 이해하기 위해서는 지메일 웹사이트에 로그인하여 받은 편지함의 구조를 알아야 합니다. 현재 구글은 6가지 종류의 지메일 받은 편지함을 제공하고 있습니다. 웹사이트 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭하면 ‘받은편지함 유형’ 항목을 확인하고 변경할 수 있습니다. ‘기본’은 탭 유형으로 받은 편지함을 정리하는 것입니다. 사용자는 최대 5개의 탭 중에서 기본, 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼을 선택할 수 있습니다. 기본 탭에는 개인적으로 발송된 메시지나 중요한 이메일이 들어가고, 소셜 탭에는 소셜 네트워크나 공유 사이트에서 보낸 메시지가 들어갑니다. 프로모션 탭에는 마케팅 홍보 활동 이메일이, 업데이트 탭에는 확인서, 청구서, 계산서가, 포럼 탭에는 메일링 리스트나 토론 사이트에서 보낸 이메일이 자동으로 분류됩니다. 이 탭은 선택적으로 활성화하며, ‘기본’ 아래 ‘맞춤설정’을 클릭하여 각 탭의 작동 방식을 조정하거나 용도를 변경할 수 있습니다. 일반적으로는 5개의 기본 탭이 충분하지만, 더욱 분명한 아웃룩 스타일을 원한다면, 받은 편지함을 ‘읽지 않은 메일 먼저 표시’ 형식으로 변경할 수 있습니다. 그러면 읽지 않은 메일이 상단에 표시되는 단일 목록만 보이게 됩니다. 또한, 설정 메뉴에서 ‘읽기 창’ 항목 중 ‘받은편지함 오른쪽’ 또는 ‘받은편지함 아래’를 선택하면 아웃룩과 유사한 방식으로 받은 편지함을 이용할 수 있고, 이메일을 바로 미리 읽을 수도 있습니다. 그 외에도 지메일 받은 편지함을 최적화하고 혼란을 줄이며 메시지 관리 효율을 높일 수 있는 다양한 정밀 튜닝 방법이 있습니다. 하지만, 이번에는 사용자의 메시지를 정리하는 방식과 필요한 이메일을 찾는 방법에 초점을 맞추겠습니다. 지메일은 다른 이메일 시스템과 상당히 다르므로, 우선 이를 이해하는 것이 좋습니다.

지메일의 이메일 정리 방식

지메일의 이메일 정리 방식은 사용자에게 혼란을 주는 부분이다. 아웃룩의 폴더 개념과는 다르게, 지메일에서는 이메일은 한 번만 존재하지만, 정리 방식에 따라 동일한 이메일이 여러 장소에서 나타날 수 있다. 이메일은 첩첩이 쌓여 있고, 포스트잇 메모 유형의 라벨이 붙는다. 이것이 지메일 라벨 동작 방식인데, 라벨은 원하는 만큼 적용할 수 있다. 이들 라벨은 메시지를 열 때 상단에 모두 표시되고, 받은 편지함 내에서도 표시된다. 또한, 라벨별로 탐색할 때 해당 이메일이 포함된 모든 라벨 목록을 볼 수 있다. 라벨을 붙일 때는 현재 열람 중인 이메일 위의 오른쪽 끝 근처에 있는 라벨 아이콘을 이용하거나, 메인 받은 편지함 화면에서 이메일을 선택한 후 화면 상단에서 라벨 아이콘을 찾을 수 있다. 또한, 받은 편지함에서는 메시지를 처리한 후 보관할 수 있으며, 보관된 이메일은 “전체보관함”에서 확인할 수 있다. 지메일의 검색 기능을 이용하면 키워드로 원하는 이메일을 쉽게 찾을 수 있다. 또한, 필터를 이용하여 받은 편지함을 자동으로 정리하고 특정 기준에 따라 메시지를 처리하고 포워딩할 수도 있다.

지메일 작성하기

지메일 작성하기
이제 이메일 작성법을 살펴보자. 지메일 안에서는 상황이나 취향에 따라 여러 방법으로 이메일을 작성할 수 있다. 새 이메일의 경우, 지메일 웹사이트 왼쪽 위에 있는 ‘+편지쓰기’ 버튼을 클릭한다. 그러면 기본값으로 화면 오른쪽 하단에 팝업으로 이메일 작성 창이 나타난다. 따라서 이메일을 작성하는 중에도 지메일의 받은 편지함이나 다른 부분을 계속 볼 수 있다.

ⓒ JR RAPHAEL/IDG

전체 화면으로 이메일을 작성하고 싶다면, 작성창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다. 전체 화면을 기본 값으로 만들고 싶다면 작성창 오른쪽 아래에 있는 3점 메뉴를 클릭하고 ‘전체 화면을 기본으로 설정’을 클릭한다. 그리고 별도의 브라우저 창에 메시지를 띄우고 싶다면, 키보드의 Shift 키를 누르고 대각선 화살표 아이콘을 클릭하면 된다. 지메일에서 사용할 또 다른 이메일 작성 환경은 다른 사람이 보낸 이메일에 답장을 쓸 때 나타나는 인터페이스다. 작성 창이 직렬로, 즉 원래 이메일 바로 아래에 대화의 일부로 표시된다. 이것을 팝업 인터페이스로 전환하려면 답장 작성 창 오른쪽 위에 있는 대각선 화살표와 상자처럼 보이는 아이콘을 클릭한다. 어떤 작성 인터페이스에서든 창 하단에 텍스트 포맷 옵션 전체가 항상 나타난다. ‘A’ 아이콘 속에 모두 포함되어 있다. 또한, 지메일의 템플릿 시스템으로 시간을 절약할 수도 있다. 오른쪽 하단의 3점 메뉴를 클릭하고 ‘템플릿’을 찾는다.

잠깐 시간을 절약하는 추가 팁을 알려드리겠습니다. 이메일 작성시에는 제목과 수신자의 이메일 주소를 적어야 합니다. 이것들을 어떻게 작성해야 하는지에 대한 정보는 누락되어 있습니다. 이것들을 작성하려면 작성 창의 상단에 있는 두 개의 빈 칸에 해당 정보를 입력하면 됩니다. 이제 지메일을 효과적으로 작성할 수 있는 방법에 대해 더 잘 이해하게 되었을 것입니다.

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